略谈基层电网企业档案信息化建设的新延伸

来源：亚欧能源网    发布时间：2017-09-01 16:17:01 

    伴随着信息技术的飞速发展，国网基层供电公司档案管理由纸质管理逐步向电子管理转变，当前国网基层供电公司数字化档案成为档案的主要传播介质。本文针对目前国网基层供电公司档案信息化现状、问题，提出了提高国网基层供电公司档案信息化水平的初浅认识。
     档案是重要知识资产和核心信息资源，是加强国网基层供电公司管理命脉、推动发展的重要基础。随着信息网络技术的快速发展，信息收集处理、数据库存储压缩、办公自动化等技术在档案管理得到全面运用，档案管理由实物保管逐步转变为数字档案，突破了时间与空间的限制，实现了国网基层供电公司档案信息化收集、存储、共享、利用、服务等功能，档案在服务国网基层供电公司发展大局的作用越来越明显，影响越来越突出。
档案信息化的概念
    档案信息化是通过计算机对形成的电子文件数据进行归档、整编、分类、存储和管理，对已有的纸质、实物及声像档案进行数字化处理，为国网基层供电公司提供有效档案信息网络化服务的新型档案管理模式。档案信息化能够实现档案信息的数字化和网络化，为档案信息的接收、传递、存储、共享和利用提供便利条件。这是国网基层供电公司企业档案管理适应时代发展、提高国网基层供电公司优质服务能力的必然选择。
档案信息化管理的必要性
    档案信息化管理可以达到自动化、实时化、网络化，最大限度地克服实体档案管理的缺点，充分发挥国网基层供电公司档案信息优势，丰富信息资源内容和数量，加强国网基层供电公司档案信息资源的开发利用，为国网基层供电公司安全生产及保供电经营工作提供优质服务。
    档案信息化管理克服了纸质档案保存条件限制。
    由于纸质实体档案需长期保存，受环境因素影响较大，保管条件较苛刻，难免存在因温湿度不适宜造成的霉变、虫蚀现象，给国网基层供电公司档案管理带来困扰，影响档案使用寿命。档案信息化管理突破了档案库房的条件限制，打破了日益增长的入库档案对库房面积不断增长的要求，且对国网基层供电公司档案数据进行备份，使档案永久保存。
    档案信息化管理可以大幅提高档案检索利用率。
    一方面通过扫描等技术手段，将国网基层供电公司施工等档案馆的实体档案转为成计算机可识别和处理的数字化信息，使国网基层供电公司档案管理从依靠人脑进行单一途径检索的传统档案管理模式，发展到依靠信息技术进行全方位、多角度、深层次检索的数据管理模式，克服依据数据记录到档案库房查找费时费力的问题，极大地减轻了工作人员的负担；另一方面最大限度地减少了原始纸质档案的使用次数，尽可能地延长纸质档案的寿命，保护了实体国网基层供电公司档案的安全和完整。
如何搞好国网基层供电公司档案信息化管理
    档案管理信息化是国网基层供电公司发展的必然趋势。国网基层供电公司档案管理在实际操作过程中涉及面广，内容也较多。因此国网基层供电公司档案管理的信息化工作，要逐步推进，实现国网基层供电公司档案管理的标准化、数字化和信息化。
    加强基础设施建设，健全国网基层供电档案管理标准和制度。
    基础设施建设是档案管理信息化工作取得成功的第一步。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥国网基层供电公司档案信息化的整体效益。国网基层供电公司加强基础设施建设，重点应推进国网基层供电公司企业档案信息资源建设，将现有国网基层供电公司馆藏档案数字化，加大电子文件的推广运用力度。同步建立健全档案管理制度，对数字档案的归档、借阅、使用进行规范，使档案信息化管理实现标准化、规范化、科学化。这样不仅方便档案的整合，而且也为档案管理信息系统的开发提供了便利。在信息化建设中，加快信息系统的开发步伐。
    加强国网基层供电公司电子文件的归档管理。
    电子文件的归档是档案信息化工作的基础。为确保电子文件和电子档案的安全保管和有效利用，档案部门应将归档电子文件拷贝至耐久性好的载体上，并一式两套，一套封存保管，一套加以利用。要严格控制电子文件和电子档案的使用权限，正确处理电子文件和电子档案安全保密与资源共享的关系。另外，要正确认识和把握纸质文件和电子文件的关系，坚持电子文件与纸质文件长期并存的原则，在做好电子文件归档管理的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。
    培养国网基层供电公司档案管理部门的计算机技术人才。国网基层供电公司档案管理信息化，离不开计算机信息的管理， 这需要企业有一支计算机软硬件、网络建设和维护的人才队伍。因此，培养一批既精通计算机技术，又懂档案管理的复合型专业技术队伍是国网基层供电公司的当务之急。当前，国网基层供电公司可通过引进与培养相结合的方式调整档案管理人员的结构，即引进急需人才和高端人才，培养现有管理人才。国网基层供电公司只有建立起知识结构合理的复合型档案管理人才队伍，才能适应国网基层供电公司档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等问题。
    确保国网基层供电公司档案信息的安全管理。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。在推进档案信息化建设的同时，档案部门还须采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。档案部门要不断改善档案的保管条件，配备必要的保护设备和现代化管理设备，防止档案的损坏。在加强国网基层供电公司档案实体安全的同时，确保档案信息内容的安全，自觉做好档案安全保密工作。另外，还应制定相应的档案安全管理体系，解决档案信息共享与档案保密需求间的矛盾。通过建立相应的技术和制度体系，对档案信息全过程进行管理，更直接、更有效地解决信息化国网基层供电公司档案管理工作中的档案保密问题。
国网基层供电公司档案信息化建设目标
    档案信息化建设要以适应建设现代化国网基层供电公司和企业信息化为总目标，坚持技术与管理并重、档案信息化与国网基层供电公司信息化建设同步的原则。目标概括为：档案资料数字化、档案信息结构化、数据传输网络化、档案管理自动化、信息利用全员化。
档案管理实现高效智能化。
     从过去的以档案载体管理为主转变为以档案信息管理为主，实现档案的形成、管理、利用一体化。在提供国网基层供电公司网上档案信息资源共享服务的基础上，档案部门可以有计划地在网上开辟重要档案专题，如国网基层供电公司年检专题、组织机构专题、重要档案内容信息表专题，或将涉及职工利益政策性等文件在网上发布。
档案信息利用方便快捷。
     通过国网基层供电公司建立科学高效的检索系统，实现业务工作的方便快捷，大大提高档案的利用效率。档案部门应结合史志年鉴编纂工作需求、经营管理和发展需要，开发档案信息资源为本单位各项工作服务。
     通过对档案信息进行分析研究，形成有一定深度的编研成果，如年鉴新闻相片、省部级及以上荣誉名录、年度本单位重要文献、国网基层供电公司组织机构、产权、重大工程、职工待遇等专题性重要档案内容信息表，以及历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析等。乔虹   王帅